itüöder KVK Metni

itüöder (İstanbul Teknik Üniversitesi Öğrencileri Derneği)

Kişisel Verilerin İşlenmesine İlişkin Aydınlatma Metni

İstanbul Teknik Üniversitesi Öğrencileri Derneği (“itüöder”), kişisel verilerin işlenmesinde başta özel hayatın gizliliği olmak üzere, kişilerin temel hak ve özgürlüklerini korumak ve kişisel verileri işleyen gerçek ve tüzel kişilerin yükümlülükleri ile uyacakları usul ve esasları düzenlemek amacıyla 07.04.2016 tarihinde resmi gazetede yayınlanarak yürürlüğe giren 6698 sayılı kişisel verilerin korunması kanununun (KVKK) ‘’veri sorumlusunun aydınlatma yükümlülüğü’’ başlıklı 10. maddesi uyarınca ‘’İstanbul Teknik Üniversitesi Öğrencileri Derneği’’ olarak, veri sorumlusu sıfatıyla, kişisel verilerinizin yalnızca aşağıda açıklanan amaç ve kapsam dahilinde ve ilgili diğer sair mevzuata uygun olarak işlenebileceğini bilgilerinizi sunarız.

1.TANIMLAR

“İlgili Kişi”: Kişisel verisi işlenen gerçek kişiyi ifade eder.

“Kişisel Veri”: Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgiyi ifade eder.

“Kişisel Verilerin İşlenmesi”:Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hale getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlemi ifade eder.

“Özel Nitelikli Kişisel Veriler”: Irk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep veya diğer inançlar, kılık kıyafet, dernek vakıf ya da sendika üyeliği, sağlık, cinsel hayat, ceza mahkumiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili veriler ile biyometrik ve genetik verileri ifade eder.

“Kanun ("KVKK"): 7 Nisan 2016 tarihinde Resmi Gazetede yayınlanarak yürürlülüğe giren 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'nu,

“Dernek”: İstanbul Teknik Üniversitesi Öğrencileri Derneği’ni

“Veri Sahibi”: Dernek tarafından tek başına veya partnerlerle ortak etkinliklere katılan kişileri,

“Veri İşleyen”: Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak onun adına Kişisel Verileri işleyen gerçek veya tüzel kişiyi,

“Veri Sorumlusu”: Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişileri, bu Aydınlatma Metni özelinde bu faaliyetten sorumlu itüöder’i ifade eder.

2.Kişisel Verilerin Toplanma Yöntemi, Amacı ve Hukuki Sebebi

itüöder; dernek tüzüğünün 3.3 maddesinde açıklanmış olan "İTÜ öğrencilerinin kariyerinin oluşumu ve gelişimine destek olmak" amacını gerçekleştirmek ve 4.1 numaralı maddesinde faaliyeti sebebi ile ayrıca yasadan kaynaklanan ve yetkili kurumlar ve otoritelerce emredilen yükümlülüklerini eksiksiz ve doğru şekilde yerine getirebilmek amacıyla, itüöder’e iletmiş olduğunuz veya itüöder’in dernek amacı doğrultusunda gerçekleştirdiği faaliyet ve işlemleri çerçevesinde edinmiş olduğu başta yukarıda yazılı bilgiler olmak üzere her türlü kişisel verilerinizi;

KVKK’nin 4., 5. ve 6. maddeleri uyarınca kişisel verileriniz; Hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun, doğru ve gerektiğinde güncel, belirli, açık ve meşru amaçlar için, işlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü, ilgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilme kurallarına uygun bir şekilde, otomatik olan veya otomatik olmayan yöntemlerle gerek dernek merkezi aracılığı ile gerekse internet sitesi, sosyal medya mecraları, ofis, çağrı merkezi, mobil uygulamalar, başvuru formları ve benzeri vasıtalar ile sözlü, yazılı ya da elektronik olarak elde edebilecek, kaydedebilecek, depolayabilecek, muhafaza edebilecek, hizmetlerini devam ettirebilmek amacıyla güncelleyebilecek, değiştirebilecek, yeniden düzenleyebilecek, kanunun izin verdiği durumlarda ve ölçüde üçüncü kişilere açıklayabilecek, devredebilecek, aktarabilecek, paylaşabilecek, sınıflandırabilecek anonim hale getirebilecek ve kanunda sayılan diğer şekillerde işleyebilecektir.

Kişisel verileriniz; ’in tüzüğünde sayılı faaliyetlerini gerçekleştirebilmesi için veri işleme zorunlu olduğundan otomatik ya da otomatik olmayan yollarla, yazılı, sözlü ya da elektronik ortamda toplanmaktadır. Bu hukuki sebeple toplanan kişisel verileriniz KVKK’nın 5. ve 6. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları ve amaçları kapsamında bu metinde belirtilen amaçlarla da işlenebilmekte ve aktarılabilmektedir.

Gerekli görülmesi halinde işlenecek olan kişisel verileriniz aşağıda belirtilmiştir.

Kimlik: Ziyaretçi adı soyadı, TCKN bilgileri
İletişim: Telefon numarası, eposta adresi, iletişim adresi
İşlem güvenliği: İnternet sitesi giriş çıkış bilgileri, ip adresi
Diğer Bilgiler: Öğrencinin okuduğu bölüm, öğrenci numarası, sınav notlarına dair bilgiler, imza vb.

3.Kişisel Verilerinizin İşlenme Amaçları

Kişisel verileriniz aşağıdaki durumlarda KVKK’ya uygun olarak veri sorumlusu ya da atayacağı tüzel/gerçek kişiler tarafından işlenebilmektedir;

• Kimlik doğrulama ve kayıt oluşturulması, ’in sunduğu hizmetlerden, davetiye, etkinliklerden yararlanma gibi olanakların sağlanması ve veri sahibinin kullanımına sunulabilmesi için gerekli her türlü işlemin yerine getirilmesi;

Sunulacak hizmetler ve içerikleri konusunda bilgilendirme yapılabilmesi;
Sunulacak hizmetlerin gerçekleştirilmesi için gerekli olan bilgilerin temini;
Hizmetlerin iyileştirilmesi için kimliği ifşa edilmeden istatistiksel çalışmalarda kişisel veri ve bilgilerin değerlendirilmesi; veri sahibinin tercih ve ihtiyaçlarının tespit edilerek veri sahibine verilecek hizmetlerin bu kapsamda şekillendirilmesi, güncellenmesi;
Dernek sponsorlarına/destekçilerine, etkinliklerine ilişkin içerikler, olanaklar ve yeniliklerinden haberdar edilmesi;
Talep edeceği bilgi, etkinlik ve hizmetlerle ilgili veri sahibine bilgilendirme yapılması;
Veri sahibinin yapabileceği şikayet ve başvuruların değerlendirilebilmesi;
Veri sahibine tercihlerine göre ilgilerini çekebilecek yeni hizmetlerin önerilebilmesi;
Veri sahibinin beğendiği, tekrar erişmek isteyebileceği, hatırlatılmasından memnuniyet duyacağı içeriklerin ve olanakların veri sahibinin tercihine bağlı olarak hatırlatılabilmesi;
Sunulan hizmetlerin kalitesini arttırmak ve yeni hizmetler geliştirebilmek için analiz ve denetim yapılabilmesi, veri sahibine dair doğrudan veya dolaylı olarak hukuki başvuruların yapılabilmesi;
“Kişisel Verilerin Toplanma Yöntemi, Amacı ve Hukuki Sebebi” kısmında açıklanan sair kanallardan elde edilen ve veri sahibine ait diğer verilerle eşleştirme yoluyla kimliğin tespit edilebilmesi, verilerin elde edilme amacı doğrultusunda kullanılabilmesi,
Verilerin saklanmak üzere aktarılması, veri kayıplarının önlenebilmesi için kopyalanma/yedeklenmesi,
Derneğe ait veya desteklediği ya da duyurmak istediği etkinlikler için veri sahibine bildirimde bulunulabilmesi, elektronik ileti gönderilmesi,
Yasal mevzuata uygun şekilde ayrıca onay alınmak sureti ile ticari elektronik ileti gönderilebilmesi,
Bilginin elde edilmesi esnasında veri sahibine bildirilecek sair amaçlarla,
Yasal düzenlemelerin gerektirdiği veya zorunlu kıldığı şekilde, yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesini sağlamak üzere ve KVKK’da belirtilmiş yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi, amaçlarıyla KVK Kanunu’nun 5. ve 6. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları kapsamında işlenir.

4.İşlenen Kişisel Verilerin Kimlere Hangi Amaçla Aktarılabileceği

Toplanan kişisel verileriniz, itüöder’in tüzüğünde yer alan amaçları doğrultusunda yine aynı tüzükte belirtilen çalışma konu ve biçimleri ile bu faaliyetlerin gerçekleştirilmesi amaçlarıyla; iş ortaklarımıza, proje sponsoru bağışçılarımıza, iştiraklerimize, işbirliği içinde bulunduğumuz kurumlara, akdi veya kanuni yükümlülüklerimizi yerine getirmek amacıyla dışarıdan hizmet aldığımız şirketler gibi verilerin korunması amacı ile gizlilik sözleşmeleriyle güvence altına alarak iş ilişkisi içinde bulunduğumuz üçüncü taraflara (güvenlik, sağlık, iş güvenliği, hukuk ve benzeri konularda), yurt içinde ve yurtdışında bulunan uluslararası kurum ve kuruluşlar ile kanunen yetkili kamu kurumları ve özel kişiler ile üyelerimize 6698 sayılı Kanun’un 8. ve 9. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları ve amaçları çerçevesinde aktarılabilecektir.

5.Kişisel Verilerin Saklanma Süresi

Kişisel verileriniz, yukarıdaki amaçlar doğrultusunda 1 (bir) yıl boyunca saklanacaktır. Süre geçtikten sonra kişisel verileriniz İstanbul Teknik Üniversitesi Öğrencileri Derneği tarafından veya talebiniz üzerine Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ve ilgili yönetmelikler kapsamındaki yöntemler ile silinecek, yok edilecek ve/veya anonim hale getirilecektir.

6.Kişisel Veri Sahibinin Hakları

Kişisel veri sahipleri olarak, haklarınıza ilişkin taleplerinizi yazılı olarak ’e iletmeniz durumunda talebin niteliğine göre talebi en kısa sürede ve en geç otuz gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandıracaktır. Ancak, işlemin ayrıca bir maliyeti gerektirmesi hâlinde, tarafından Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nca belirlenen tarifedeki ücret tahsil edilebilecektir.
Bu kapsamda kişisel veri sahibi olarak itüöder’e başvurmak sureti ile,

a) Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,

b) Kişisel verileriniz işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,

c) Kişisel verilerinizin işlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,

d) Kişisel verilerinizin yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,

e) Kişisel verileriniz eksik veya yanlış işlenmiş ise düzeltilmesini isteme,

f) Kişisel verileriniz KVKK ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması halinde kişisel verilerinizin silinmesini veya yok edilmesini isteme,

g) Kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişilere yukarıda sayılan (d) ve (e) bentleri uyarınca yapılan işlemlerin bildirilmesini isteme,

h) Kişisel verilerinizin münhasıran otomatik sistemler ile analiz edilmesi nedeniyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme ve

i) Kişisel verilerinizin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme hakkına sahipsiniz.

KVKK’nın 13. maddesinin 1. fıkrası gereğince, yukarıda belirtilen haklarınızı kullanmak ile ilgili talebinizi ileteceğiniz kanallar ve usuller aşağıda açıklanmaktadır.

Yukarıda belirtilen haklarınızı kullanmak için kimliğinizi tespit edici gerekli bilgiler ile KVKK’nın 11. maddesinde belirtilen haklardan kullanmayı talep ettiğiniz hakkınıza yönelik açıklamalarınızı içeren talebinizi; İstanbul Teknik Üniversitesi Öğrencileri Derneği’nin {■} merkez adresine kimliğinizi tespit edici belgeler ile bizzat elden iletebilir ya da noter kanalı ile veya iadeli taahhütlü mektup yoluyla gönderebilirsiniz.

7. Rıza Gerektirmeyen Haller

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun 5. maddesinin 2. fıkrası uyarınca, kanunlarda açıkça öngörülmesi, bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması, veri sorumlusu sıfatıyla ’in hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması, ilgili kişi tarafından alenileştirilmiş olması, bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması, ilgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla veri sorumlusu olan ’in meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması hallerinde’in açık rıza almaksızın kişisel verileri işleyebilme hakkı mevcuttur.

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun “Veri Sorumlusunun Aydınlatma Yükümlülüğü” başlıklı 10. maddesi gereğince, kişisel verilerimin kim tarafından, hangi amaçla işleneceği, işlenen kişisel verilerin kimlere ve hangi amaçla aktarılabileceği, kişisel veri toplamanın yöntemi ve hukuki sebebi ve Kanun’un 11. maddesinde yer alan haklarım konusunda hazırlanan işbu “Aydınlatma Metnini” okudum, anladım ve veri sorumlusu sıfatına sahip tarafından bu konuda detaylı olarak bilgilendirildim.

Veri Sorumlusu: İstanbul Teknik Üniversitesi Öğrencileri Derneği

Posta Adresi: FİRUZKÖY MAH. HASAN ÖNAL CD. NO: 31/A AVCILAR/ İSTANBUL

E- posta adresi: info@ituogrenci.org.tr